登場人物

勤怠コム子さん

人事担当2年目社員。勤怠管理のことがわからず、悪戦苦闘の日々を送っている。

勤怠博士

人事・勤怠管理のプロ。
どんな疑問もわかりやすく解説してくれる頼れる存在。

勤怠コム子さん

私が働いている会社では、アルバイトやパート従業員も働いているんです。正社員と違って一人ひとりシフトや時給が違うため、毎月の給与計算に時間がかかってとても大変で…勤怠管理を楽に、かつ正確に行う方法はないのでしょうか？教えて、勤怠博士！

勤怠博士

アルバイトやパートのように、正社員以外の勤務形態で働く人もたくさんいるからの。正社員以外の労働者も適切な勤怠管理が必要じゃ。また、正社員の勤怠管理とは違った課題もあるため、注意するポイントをしっかり把握しよう。
今回は、アルバイト・パート労働者の勤怠管理について見ていこう！

アルバイト・パート労働者は増加傾向にある

厚生労働省の発表によると、アルバイト・パートを含む非正規雇用労働者は、2010年以降増加が続き、感染症拡大の影響を受け2020年、2021年は減少しましたが、2022年以降は再度増加傾向にあります。2024年度の調査では、約5,771万人の全労働者のうち、非正規雇用労働者が36.8%を占めています。この中で、アルバイト労働者は474万人、パート労働者は1,028万人にも上ります。
このような情勢の中で、企業がアルバイト・パート労働者を雇う機会も多いでしょう。従業員として雇う以上、一人ひとりの勤怠管理をしっかりと行わなければなりません。
参考）非正規雇用の現状と課題｜厚生労働省（2025年2月14日更新情報より）

アルバイト・パート労働者の管理すべき勤怠項目

では、アルバイト・パート労働者の勤怠管理では、どんな項目を管理しなければならないのでしょうか？アルバイト・パート労働者に対しては、以下の項目をしっかり把握する必要があります。
・労働日の出勤・退勤時間
・労働日の休憩時間
・残業・深夜労働
正社員だけでなく、アルバイト・パート労働者であっても、労働時間を正確に管理しなければなりません。賃金計算のためには、適切な休憩時間の記録も重要です。また、時間外労働や深夜労働は割増賃金の対象となるため、分けて管理する必要があります。
これらの項目は、正社員と変わらず管理が必要です。ただし「正社員は出勤・退勤時間が固定で、アルバイトはシフト制で雇用している」という状況の場合、アルバイト労働者は日によって出勤・退勤時間が異なるため、管理方法に注意が必要です。

アルバイト・パート労働者の勤怠管理における課題・注意点

正社員は固定の勤務時間が多いのに対し、アルバイト・パート労働者は勤務時間が流動的で、勤務日数も異なります。また、社会保険や福利厚生の適用範囲も異なるため、それらを考慮した管理が必要になります。

複雑なシフト管理

アルバイトの勤務時間は多様であり、週ごと・月ごとに異なるシフトが組まれることが一般的です。従業員ごとに出勤・退勤時間が異なり、時給もバラバラなことが多いです。さらに、勤務形態によっては複数店舗で業務にあたったり、異なる役職の従業員が混在したりと、一人ひとりの勤怠状況の管理が煩雑になることもあります。従業員同士のシフト交換や、体調不良による欠勤など、柔軟な対応が求められるため、ミスの起きにくい管理方法が求められます。

「年収の壁」への配慮

アルバイト・パート労働者の中には、扶養控除の適用を受けるために、一定の年収制限を超えないように働く人もいます。収入の上限を意識しながらシフトを調整する必要があり、管理者側の負担も増える要因となります。
参考）年収の壁について知ろう｜厚生労働省

こうした課題に対処するためには、正確な勤怠記録の管理と、シフト作成や変更の効率化が重要です。また、労働基準法を順守しつつ、アルバイト・パート労働者が働きやすい環境を整えることが、企業の人事労務担当者に求められます。

勤怠管理方法の種類

このようなアルバイト・パート労働者の課題を解決するためには、勤怠管理方法の見直しが大切です。では、勤怠管理方法にはどのような種類があるのでしょうか？

＜タイムカード＞
紙の出勤簿や専用の打刻機を使用し、出勤・退勤時に打刻する方法です。導入のハードルが低く、低価格で運用できる点がメリットです。一方で、打刻漏れや不正打刻のリスクがあり、管理者によるチェックが必要です。また、タイムカードのデータを手作業で集計するため、「従業員によって出勤・退勤時間が異なる」「従業員数が多い」といった場合は、集計に多くの手間がかかります。

＜エクセル管理＞
勤務時間をエクセルに手入力で記録し、計算する方法です。導入コストがかからず、基本的な管理が可能ですが、手入力によるミスが発生しやすく、集計作業に時間がかかります。また、リアルタイムでの状況把握が難しく、急なシフト変更や勤務状況の確認に対応しにくいというデメリットもあります。

＜勤怠管理システム＞
リアルタイムで勤怠状況を記録・管理できるデジタルツールです。スマートフォンやPCから簡単に打刻でき、シフト管理や残業計算、法令対応なども自動化できます。データの一元管理が可能で、手間やミスを削減できる点がメリットです。ただし、システムによって導入コストや運用コストが異なるため、必要な機能や企業規模など、それぞれの企業の状況・ニーズに合わせた選定が重要です。
これらの勤怠管理方法には、それぞれメリットとデメリットがあります。管理を行う担当者が正確な情報を管理しやすく、かつ運用する労働者にとっても負担にならない勤怠管理方法を選択することが重要です。そこでおすすめなのが、勤怠管理システムです。

アルバイト・パート従業員の勤怠管理にはWEB勤怠管理システムがおすすめ

勤怠管理システムを導入することで、企業の人事労務担当者の負担を軽減し、アルバイト・パート労働者の勤怠状況を正確かつ効率的に管理することができます。具体的な勤怠管理システムのメリットをご紹介します。

労働時間の自動集計

タイムカードやエクセル集計で発生していた手作業による集計の負担を大幅に軽減し、計算ミスを防ぎます。また、システムが自動で残業時間や休憩時間を計算するため、正確な給与計算にもつながります。リアルタイムで労働時間の把握ができるため、どの従業員がどの程度働いているかが見えるようになります。

シフト管理の効率化

シフト作成・変更をスムーズに行え、従業員のシフト希望を反映しやすくなります。シフトの空き状況を可視化し、適切な人員配置にも活用可能。システム上で管理ができるため、急なシフト変更にもスムーズに対応できます。

法令順守の強化

システム上で、法令が超えそうになったらアラートが出るなどの法令チェックができるため、労働基準法に適した勤怠管理が可能となり、労働時間の上限オーバーなどのリスクを低減します。残業や深夜労働にも対応しやすくなり、法令に沿った賃金計算が容易になります。

データの一元管理

勤怠状況をデジタル化し、企業全体での勤怠管理が容易になります。正社員・アルバイト・パートなど、勤務形態・従業員ごとに設定を変えることができるため、一つのシステムで全従業員の勤怠を一元管理することができます。さらに、紙での管理では保管スペースや紛失の問題が発生しますが、データ上で管理できるため、それらのリスクを減らすことができます。
このように勤怠管理システムを導入することで、従業員の適切な勤怠管理を実現し、管理業務の効率化・改善につなげることができます。

WEB勤怠管理システムで使える便利な機能

勤怠管理システムでは、具体的にどのようなことができるのでしょうか？勤怠管理システムの便利な機能の一例をご紹介します。

便利なオンライン打刻とデータ管理

スマホやパソコン、ICカード等を用いることで、アルバイト・パート従業員を含む全従業員が、簡単に打刻できます。WEB勤怠管理システムなら、システム上で全従業員のデータを集計・管理することが可能です。

勤務状況確認

出勤時間・退勤時間だけでなく、残業や深夜労働などの各種残業時間を含めた勤務時間を、自動で集計可能です。労働時間が多い従業員がいないか、リアルタイムでの勤務時間把握にも便利です。

シフト予定入力

シフト制勤務の従業員に対して、勤務予定を登録できます。指定休日を一括登録する設定や、従業員ごとに手動で休日を登録する設定があり、使い分けることでシフト管理を簡単にします。シフト勤務が多いアルバイト従業員の労働管理に便利です。

勤怠管理システムなら ALL IN CUBE勤怠管理におまかせ！

アルバイト・パート従業員の勤怠管理の注意点やポイントを理解したコム子さん。正確かつ効率的な勤怠管理のため、正社員も含む全従業員の勤怠を一元管理できる勤怠管理システムの導入を考え始めたようです。

勤怠博士

勤勤怠管理システムを使えば、シフト制や時給で働くアルバイト・パート従業員の打刻がオンラインで管理できるようになり、打刻も簡単じゃ。さらに、従業員の労働時間が自動集計されるため、コム子さんら管理者の負担も大幅に軽減されるぞ。

勤怠コム子さん

アルバイト・パート従業員は一人ひとりの勤務・給与条件が異なるし、正社員とも違うところがあり、管理の難しさを感じていました…。ですが、勤怠管理システムを導入することで、正社員と同じシステムを使って管理できる点は便利ですね！シフト管理もシステム内でできるなら、給与計算のミスも減らせそう。

勤怠博士

アルバイトやパートで働く人が増加傾向にある以上、今後も採用が増えるかもしれん。手作業での勤怠管理は、従業員が増えるほど手間が増え、ミスするリスクも増えるからの。従業員が増えたとしても、人事担当がミス無く効率的に勤怠管理ができるようにシステム化することは効果的じゃ！
クラウド勤怠管理システムは、トライアル期間がついているものも多いから、実際の操作感を試してみるのがおすすめじゃ。実際にどのようにシフト管理や打刻ができるのか、従業員と人事担当が使ってみるのも良いぞ。
無料トライアルができるALL IN CUBEの勤怠管理は、従業員1人につき月額280円のワンプランで、全ての機能が制限なく使えるのが魅力じゃな。

勤怠コム子さん

無料で試せるなら、操作感が分かって、従業員みんなも使いやすさを判断しやすいかも！しかも月額費用もリーズナブルですね。
手作業での集計はどうしてもミスが出やすく、集計期間は毎月大変でした…。その負担が減らせるなら、ぜひ勤怠管理システムを導入してみたいです！まずは上司に提案してみます！