登場人物

勤怠コム子さん

人事担当2年目社員。勤怠管理のことがわからず、悪戦苦闘の日々を送っている。

勤怠博士

人事・勤怠管理のプロ。
どんな疑問もわかりやすく解説してくれる頼れる存在。

勤怠コム子さん

最近はテレワークする社員が増えて「もっと楽に打刻ができないか」と言われているの。さらにフレックスタイム制も導入を検討しているみたい……。今の勤怠管理方法のままで対応できるのでしょうか？教えて、勤怠博士！

勤怠博士

勤怠管理はどの企業も行わなければならない重要な業務じゃ。ただし、働き方改革が進められる中で、勤務体系に合っていない勤怠管理方法では、人事担当者も他の従業員も手間がかかったり、集計のミスに繋がったりしかねんからの。会社に合った勤怠管理方法を選択することが重要なのじゃ。
今回は、それぞれの勤怠管理方法のメリット・デメリットと、選ぶポイントを見ていこう！

そもそも勤怠管理とは？

勤怠管理とは、従業員の出退勤時刻や残業時間などを正確に記録・管理することです。勤怠管理によって従業員の勤務状況を把握することで、正確な給与支給を行ったり、長時間労働を防いだりすることができます。
2019年4月の労働基準法改正で、企業が従業員の勤怠管理を行うことを義務づけられました。加えて、テレワークやフレックスタイム制といった働き方の変化が進む中で、より勤怠管理は複雑化しています。
こういった状況から、正確で使いやすい勤怠管理方法の選定・導入が重要です。

働き方改革による「労働時間法制の見直し」で変わったこととは

2019年4月に改正された労働基準法では、下記の項目が見直されました。
1）残業時間の上限規制
2）「勤務間インターバル」制度の導入促進
3）年5日間の年次有給休暇の取得（企業に義務づけ）
4）月60時間超の残業の、割増賃金率引上げ
5）労働時間の客観的な把握（企業に義務づけ）
6）「フレックスタイム制」の拡充
7）「高度プロフェッショナル制度」を創設
8）産業医・産業保健機能の強化
参考）「働き方改革～一億総活躍社会の実現に向けて」｜厚生労働省

特に、勤怠管理に関わる項目として下記のものが挙げられます。

残業時間の上限規制

• 残業時間の上限は、原則として月45時間・年360時間とし、臨時的な特別の事情がなければこれを超えることはできません。
• 臨時的な特別の事情があって労使が合意する場合でも、年720時間以内・複数月平均80時間以内（休日労働を含む）・月100時間未満（休日労働を含む）を超えることはできません。また、原則である月45時間を超えることができるのは、年間6か月までです。

残業時間には、上記の規制が設けられました。そのため、従業員の残業時間を正確に把握し、上限を超えることがないように管理する必要があります。

「勤務間インターバル」制度

「勤務間インターバル」制度とは、1日の勤務終了後、翌日の出社までの間に、一定時間以上の休息時間（インターバル）を確保する仕組みです。企業の努力義務とすることで、従業員の生活時間・睡眠時間を確保します。
インターバル時間は会社ごとに決めることができます。国は、「9時間以上11時間未満」または「11時間以上」の勤務間インターバルの導入・定着を推進しています。
努力義務ではありますが、会社として定めた勤務間インターバルが守られているか、管理をする必要があります。

参考）勤務間インターバル制度とは | 働き方・休み方改善ポータルサイト

年5日間の年次有給休暇の取得

年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者（管理監督者を含む）に対して、年次有給休暇の日数のうち年5日については、使用者が時季を指定して取得させることが義務付けられました。
対象の従業員がきちんと年5日取得できているか、勤怠管理で把握しなければなりません。

参考）年５日の年次有給休暇の確実な取得　わかりやすい解説 | 厚生労働省

月60時間超の残業の、割増賃金率引上げ

2019年4月の法改正前は、月60時間超の残業割増賃金率について「大企業は50％、中小企業は25％」と定められていましたが、法改正後は「大企業、中小企業ともに50％」に変更されました。中小企業の割増賃金率が引き上げられた形です。
つまり、勤怠管理で月の残業時間を把握し、規定を超えた場合は給与に正しく反映しなければなりません。

労働時間の客観的な把握

裁量労働制が適用される人や管理監督者も含め、すべての従業員の労働時間状況を客観的な方法で把握するよう法律で義務づけられました。従業員の労働日ごとの始業・終業時刻を確認・記録しなければなりません。

参考）労働時間の適正な把握のために | 厚生労働省

「フレックスタイム制」の拡充

フレックスタイムとは、従業員が毎日の始業・終業時刻、労働時間を自ら決めることによって、子育てや介護といった⽣活と業務とのバランスをとりながら、効率的に働くことができる制度です。2019年4月の法改正で、清算期間の上限「1ヶ月」から「3ヶ月」に延⻑されました。
法改正に対応しながら、フレックスで働く各従業員の勤怠管理を行い、給与に反映する必要があります。

参考）フレックスタイム制のわかりやすい解説＆導入の手引き

勤怠管理の方法

法改正及び多様な働き方が進む中で、勤怠管理はどのような方法で行うと良いのでしょうか？
勤怠管理を行う方法として、主要なものが以下の4つです。
・紙の日報
・タイムカード
・エクセル
・勤怠管理システム
それぞれの勤怠管理方法のメリット・デメリットを解説します。

紙の日報

出退勤の際に、従業員が自ら紙面に時刻を記入する方法です。

＜メリット＞
・新しい機械やシステムを導入する必要がない

＜デメリット＞
・従業員による自己申告制のため、客観性に欠ける
・自動集計ができない
・テレワークでの運用が難しい

タイムカード

出退勤の際に、タイムレコーダーにタイムカードを挿しこむことで打刻する方法です。

＜メリット＞
・タイムレコーダー・カードを購入すればすぐに使える
・操作が簡単

＜デメリット＞
・タイムレコーダーをオフィスに設置する場合、営業先や自宅などでは打刻ができない
・時間の記録のみのため、集計作業は別途行う必要がある
・有給休暇日数は記録できない

エクセル

エクセル等の表計算ソフトを使い、フォーマットに勤務時間を記入・提出する方法です。

＜メリット＞
・会社の労働状況に合わせてカスタマイズが可能
・数式や関数を使用することで、自動集計が可能

＜デメリット＞
・従業員による自己申告制のため、客観性に欠ける
・入力時にミスやエラーがあると、正確な集計結果が出せなくなる

勤怠管理システム

社員の勤怠データをシステム上に記録して一元管理する方法です。勤怠管理システムを導入すると、システム上で打刻や勤怠申請を行うことができます。

＜メリット＞
・パソコンやスマートフォンから打刻ができるため、オフィスだけでなく営業先やテレワーク中でも記録が可能
・記録した勤怠情報を、システム上で集計できる
・給与システムと連携した場合、給与計算も行える

＜デメリット＞
・システムによっては、導入コストが高額な場合がある
・自社に合ったシステムを選定する必要がある

勤怠管理方法を選択するポイント

パートタイム・アルバイト・派遣労働者を含めた従業員の勤怠管理ができるか

正社員の他に、雇用形態が異なる従業員が働いている職場の場合、シフト状況や時給を考慮して勤怠管理を行わなければなりません。集計方法が複雑になりがちなため、入力・集計ミスが起こらないよう「従業員の打刻方法」と「労務担当者の集計方法」どちらもやりやすいものが求められます。

テレワークやフレックスタイムなどの多様な働き方に対応できるか

働き方改革の中で推進されている「多様で柔軟な働き方」では、働く場所を限定しない「テレワーク」や、労働時間を固定しない「フレックスタイム制」の導入も推進されています。従業員が多様な働き方をする中でも、勤怠管理はしっかりと行わなければなりません。
従業員がどこで・何時から働いていても、正しい時間で打刻でき、労務担当者がミス無く集計できる方法を選びましょう。

労務担当を含め、従業員の手間が減るか

勤怠管理方法の見直しは、特に労務担当者の負担軽減に一役買います。
「慣れ親しんだ打刻方法が一番良い」という考え方では、働き方改革によって変化する働き方に対応が難しく、労務担当者の負担が増える一方です。勤怠管理のミスは、給与計算のミスにも影響する恐れがあります。打刻をする側も、勤怠管理方法の変化に意識を向けるようにしましょう。
「新しい勤怠管理方法の導入によって、逆に手間が増えた」といったことが起きないように、使い勝手も念頭に選定すると良いでしょう。どの従業員にとっても負担が増えないよう、自社の雇用形態にあった方法を選択しましょう。

勤怠管理にはWEB勤怠管理システムがおすすめ

働き方改革が進められている今、働き方の変化に合わせて勤怠管理もアップデートする必要があります。そこで、多様化する働き方にも対応できるのが勤怠管理システムです。打刻だけでなく、年次有給休暇の取得管理や残業時間の超過アラートなどさまざまな機能を持つツールもあります。
勤怠管理システムでは、どのようなことができるのでしょうか？勤怠管理システムの便利な機能の一例をご紹介します。

便利なオンライン打刻とデータ管理

スマホやPC、ICカード等を使い、テレワークや営業先への外出時でもオンラインで簡単に打刻ができます。WEB勤怠管理システムなら、システム上で従業員ごとのデータを集計・管理が可能です。

勤務状況確認

法定内残業、法定外残業、深夜残業などの各種残業時間を含む、従業員ごとの勤務時間を自動集計できます。部門ごとやグループを跨いだ平均値の集計時間も確認できるため、平均勤務時間の把握にも便利です。

年次有給管理簿

従業員は年5日の有給休暇取得が義務付けられています。紙やシート上での管理では、それぞれの従業員がきちんと5日以上取得できているかを確認するのは手間がかかりますが、勤怠管理システムならシステム上で管理・確認できます。

シフト予定入力・タイムテーブル

シフト制やフレックスタイム制、裁量労働制などの就業規則に対応し、フレキシブルな勤務体制にも対応できます。会社の就業規則を登録することで、遅刻の判定や残業時間の自動計算が可能です。

36協定アラート

「残業時間が規定を超えた」「有給日数の取得が不足している」など勤務状況に応じて、36協定に違反しそうな場合に通知を受け取ることができます。

勤怠管理システムなら ALL IN CUBE勤怠管理におまかせ！

勤怠管理の方法と、それぞれのメリット・デメリットを理解したコムコさん。多様な働き方に対応するため、勤怠管理システムの導入を考え始めたようです。

勤怠博士

多様な働き方が認められて、働きやすい職場になることは良いことじゃ。その一方で、勤怠管理が疎かになったり、複雑化した勤怠管理の対応に人事担当が追われることになったり、悪影響が出ては元も子もない。
そこで、勤怠管理システムを導入して、従業員皆の働きやすさを向上させることもひとつの手じゃぞ。

勤怠コム子さん

博士の言う通り、従業員の働き方改革には、私たち人事担当の働きやすさも含まれていますからね！
勤怠管理システムなら、テレワークでも打刻が簡単だし、もし今後フレックス制が始まっても対応しやすそう。上司にも意見を聞いてみようかな。

勤怠博士

そうじゃな。クラウド勤怠管理システムは、トライアル期間がついているものも多いから、実際の操作感を試してみるのがおすすめじゃ。人事担当だけでなく、従業員の打刻もな。
無料トライアルができるALL IN CUBEの勤怠管理は、スマホやパソコンからも打刻ができるから、テレワークの従業員の勤怠管理もばっちりじゃ。

勤怠コム子さん

お試しができるのは嬉しい！しかも月額費用もリーズナブルですね。
テレワークの社員も使いやすくなるし、フレックス制で従業員ごとの労働時間がバラけても集計がしやすそう。早速問い合わせしてみます！