登場人物

勤怠コム子さん

人事担当2年目社員。勤怠管理のことがわからず、悪戦苦闘の日々を送っている。

勤怠博士

人事・勤怠管理のプロ。
どんな疑問もわかりやすく解説してくれる頼れる存在。

勤怠コム子さん

今、どこの会社もペーパーレス化が進んでいて、会議資料もみんなタブレットで見ている時代。勤怠管理も「そろそろ電子化してよ」と営業部の同期に言われてしまいました。でも、実際に何をすればいいのかわからないし、スムーズに導入するためのタイミングとかもあるのでしょうか？教えて、勤怠博士！

勤怠博士

勤怠管理を電子化すると、紙の量が減らせるペーパーレス化だけでなく、人事労務を担当するコム子さんや各部署を束ねるリーダーの仕事もラクになるんじゃ。最近は、大企業だけでなく中小企業でも当たり前のように取り入れられつつあるクラウド勤怠管理のように、電子化できるツールも多いから、一緒にスムーズな導入に向けてできることを見ていこう！

勤怠管理を電子化するメリット

勤怠管理の電子化には、様々なメリットがあります。業務の効率化や無駄なコストが減らせるだけでなく経営改善や働く環境の整備にもつながる電子化。ペーパーレス化することで得られる組織の変化やメリットをまずは知っておきましょう。

1.ペーパーレス化が進められる

勤怠管理システムを電子化すると、タイムカードや出勤簿などのように今まで紙で管理していたものが、全てオンラインで完結できるようになります。結果的に、不要な紙を減らしてペーパーレス化が進められます。

労働基準法第109条では、労働者の名簿や賃金台帳のような労働関連書類は5年間保存しておかなければならないとされています。この規定に違反すると、30万円以下の罰金刑となる可能性もありますので、企業としてはしっかりと管理しておかないといけないのはいうまでもありません。

一方で、5年分の書類を保管しておくとなると、保管場所の確保やいつでも必要な情報を見つけられるような物理的管理が不可欠です。管理するのにも膨大なコストと時間、そして場所が必要になります。

勤怠管理を電子化することでペーパーレス化が進めば、データはパソコンやサーバー上に全て保存されるので、管理も簡単に。また、紙の記録は紛失や破損だけでなく、改ざんや差し替え、破損などのリスクがあります。電子化すれば、こうしたリスクも減らせます。

2.労務管理にかかる業務が効率化できる

クラウドシステムの活用など勤怠管理を電子化すると、労務管理に関連する業務が大幅に効率化できます。

例えば、スマートフォンやタブレット・パソコン上から出勤や退勤の記録ができるため、データがリアルタイムでシステムに反映されます。残業や休暇申請などもオンライン上でできる電子化サービスを使えば、確認・承認業務もスムーズに。
また、人事労務担当者にとっても、仕事の負担が軽減されます。

有給休暇の取得を促したり、残業時間が36協定を超えてしまいそうなときには自動で通知が送られる機能がついた勤怠管理システムを選ぶと良いでしょう。

3.労務計算や集計のミスが減る

タイムカードや出勤簿をエクセルなどで管理している場合、データの入力や集計時にミスが生じる可能性も否めません。エクセルに数式を設定して自動計算できるようにしていたとしても、数式が間違っていたり、法改正に対応していなければ、ミスにつながってしまいます。

勤怠管理を電子化すれば、労務計算やデータ集計が自動化できます。システムは設定されたルールに従って正確に計算を行うため、手作業による計算ミスや集計ミスを大幅に削減できます。

特に従業員が多かったり、拠点が複数あるような大きな組織は労務計算も大変です。勤怠管理を電子化することで、給与計算時のトラブルを減らせば、従業員の信頼も高まるでしょう。

4.従業員の労働時間が正確に把握できる

勤怠管理の電子化を導入すると、端末IDやログインIDごとに出勤・退勤・休憩などの打刻を行うので、リアルタイムで従業員の出勤状況や労働時間を把握できます。例えば、人事担当者が不在の営業所や、リモートワークをする従業員がいるような会社でも、正確に労働時間が管理できます。

これにより、不正な打刻や労働時間の過少申告が防止され、従業員の働き方を適切に監視・管理することができます。

5.各種申請が簡単になり従業員の負担が減る

多くの勤怠管理システムでは、休暇申請や残業申請などの各種手続きが画面上からボタンひとつで申請を行えます。

申請するとすぐに管理者へ通知されて、承認や却下などの処理も簡単にできるので各種申請プロセスが簡単に。

最近では、管理者やチームリーダーがリモートワークで働く組織も増えています。また、外回りが多い管理者やリーダーも少なくありません。紙で人事労務管理をしていると、リモートワークをしていても、申請書類の処理のために出社しなければなりません。こうした負担がなくなれば、労働環境の改善や従業員の満足度向上にもつながります。

勤怠管理の電子化におすすめのタイミング

勤怠管理を電子化するためには、システムの選定やコストの確保など新たにやらなければならないこともたくさんあります。ですが、こうした手間や時間をかけても、次に挙げるような悩みや組織の変化を感じているなら、勤怠管理の電子化を前向きに検討してみるべきタイミングです。

勤怠管理の電子化におすすめのタイミングについて解説しましょう。

1.今までの勤怠管理方法に不満や課題を感じているとき

勤怠管理をまだ電子化していなくても、現状で円滑に運用できているのであれば問題ありません。しかし、次のような不満や課題を感じているなら、電子化を前向きに検討してみるのも一つの手です。

・手動計算や処理に時間がかかって大変
・記録や計算ミスが頻発。従業員の間に不満が生じている
・データの管理が煩雑で、ペーパーレス化が進んでいない
・出勤簿などの書類の置き場所に困っている

2.従業員の数や拠点の数が増えたとき

組織で働く人が増えたり、拠点が増えたりして、今まで手作業やエクセルなどで行っていた労務管理の負担が増えていると感じたら、勤怠管理の電子化を検討してみましょう。

勤怠管理を電子化すると、従業員ごとの勤怠管理だけでなくチームや部署ごとの集計が自動化できます。また、申請業務をオンライン化すれば、拠点の数が増えても人事労務担当者が異なる拠点の勤務状況をきちんと把握できます。

3.従業員の多様な働き方を推し進めたいとき

リモートワークやフレックスタイム制の導入など、従業員の働き方が多様化しています。最近では、人材確保のためにこうした働き方を認め、働きやすい会社として戦略的にPRしている会社も増えています。

もし、これまで以上に多様な働き方を社内に浸透させている過渡期にあるなら、勤怠管理を電子化しておきましょう。オンラインベースで勤怠管理する体制が整えば、場所や時間に縛られずにリアルタイムで勤怠データを記録・管理できます。また、フレックスタイム制のように労働時間の計算が複雑な働き方の場合でも、ミスなくしっかりと労働時間の把握や給与計算ができるようになります。

4.労務に関する法的リスクを減らしたいとき

労働基準法の改正による有給休暇の取得義務化など、企業の労働時間管理は今まで以上に正確・確実性が求められています。

一方で、「規定の残業時間をオーバーしていないか」「有給休暇がしっかりと取得できているか」などを従業員一人ひとり確認していく作業はとてもたくさんの時間と労力がかかります。また、社内の労務管理体制も法改正のたびに見直していくのは大変です。

クラウド型の勤怠管理システムなら、勤怠管理データを電子化するだけでなく、最新の法規制に合わせたアップデートが自動的に行われます。そのため、人事労務担当者がシステムの設定を変える手間が最小限になり、法令遵守を徹底できます。

常に最新のルールに基づいた管理をして、労務に関する法的リスクを減らしたいなら、電子化に踏み切ってみましょう。

5.休暇や残業の申請・承認業務を効率化したいとき

休暇や残業の申請を手書きの紙や電子メールで行っている場合、承認のたびに部署のリーダーや労務担当者が手作業で処理しなければいけません。

また、管理者が承認作業に多くの時間を割くことになれば、承認待ちの状態が長く続くなどの問題も生じがち。何よりも管理者にかかる負担が大きくなってしまいますよね。

勤怠管理を電子化することで、こうした申請・承認業務が全てパソコンやスマートフォン上で行えるワークフローになります。結果的に、担当者の処理も簡単になり、承認プロセスが滞ってしまうなどのリスクも避けられます。

勤怠管理の電子化にかかる初期費用とランニングコスト

勤怠管理の電子化には、クラウド上で勤怠管理を行うサービスに加えて、自社内にサーバーやネットワークを構築して運用を行うオンプレミス型という方法があります。
クラウド型とオンプレミス型どちらを選ぶかは、かかる費用や使い方を総合的に考慮し、組織の規模やニーズに合ったシステムを選定することが重要です。

勤怠管理電子化の初期費用

勤怠管理を電子化する際の初期費用として、クラウドシステムとオンプレミス型システムごとにどんなものがあるのか比較してみましょう。

＜クラウド型勤怠管理システムの初期費用＞
・システム導入費用
・カスタマイズ費用
・データ移行費用
・導入サポートや導入コンサルティング費用

ただし、クラウド型勤怠管理システムを提供するサービスの中には、こうした初期費用がかからないサービスも登場しています。初期費用がかからないものを選べば、導入時のハードルも下がります。

＜オンプレミス型勤怠管理システムの初期費用＞
・システム開発費用
・カスタマイズ費用
・データ移行費用
・セキュリティ対策費用
・導入サポートや導入コンサルティング費用

オンプレミス型勤怠管理システムは、システムをゼロから開発するため開発費用や時間がかかります。また、独自のシステムのため、セキュリティ対策費用もしっかりと確保しておく必要があるでしょう。

二つのタイプを比較すると、導入ハードルが低いのは、クラウド勤怠管理システムです。クラウド型は、オンプレミス型の勤怠管理システムよりも大きく初期費用が抑えられます。また、すでに各社で必要とされている機能が搭載されているため、セットアップが迅速で、導入後すぐに運用を開始できる利点があります。

一方で、オンプレミス型システムは初期費用が高額になりやすいですが、システムを完全に自社管理できるため、セキュリティやカスタマイズの自由度が高いのが特徴です。初期投資が大きい分、長期的な運用を前提とする場合に選ばれることが多いです。

勤怠管理の電子化のランニングコスト

＜クラウド型勤怠管理システムのランニングコスト＞
クラウド型勤怠管理システムのランニングコストには、
・月額または年額の利用料金
・保守サポート費用
・追加のデータストレージ費用
・インターネット接続費用
などがかかります。多くのサービスで、ID数に応じた費用が月額で計算されるので、従業員数に応じて運用でき、コストが最小限に抑えられます。

例えば、クラウド勤怠管理システムの『ALL IN CUBE勤怠管理』では、月額費用は1アカウントあたり280円/月。初期費用やサポート費用無料なので、20人の会社なら

【月額ランニングコスト】280円×20人＝5,600円

で利用できることになります。

※詳細はこちら
https://allincube.jp/attendance/price

また、クラウド型はインターネットを利用するので、システムの導入コストとは別に、インターネット利用料金もランニングコストとして考えておく必要があります。とはいえ、今の時代多くの企業がインターネットは日常的に使っているものですから、あまり重視しなくてもいいかもしれませんね。

＜オンプレミス型勤怠管理システムのランニングコスト＞
オンプレミス型勤怠管理システムでは開発などの初期費用が大きくかかる分、月額費用が発生しないので長期的にはコストが安定するという考えもあります。

ですが、システムの運用や保守にかかるランニングコストは継続的に発生します。また、システム管理のために専任のスタッフやITサポートが必要となりますので、人件費や保守費用がランニングコストとしてかかることは理解しておかなければいけません。特に、組織の信用を守るためにも、セキュリティ対策やハードウェアの維持管理には十分な投資が必要です。

勤怠管理をスムーズに電子化するためのポイント

勤怠管理の電子化をスムーズに進めるためには、ぜひ次のポイントを意識してみましょう。

1. システム選定の前に現状の課題を洗い出そう

どんな勤怠管理システムを導入するべきか検討するためにも、今現場で抱えている勤怠管理に関する課題や非効率だと感じる部分を洗い出してみましょう。

例えば、休暇や残業などの承認プロセスに時間がかかっているなら、申請ワークフロー機能が搭載されたシステムにするのが良いでしょう。また、タイムカードによる打刻を多様な働き方に対応させたい場合、システムの打刻方法が現場の働き方に合っているかどうかを確認することが大切です。

2.システム選定は将来の事業拡大や働き方の変化も想定して

どんな勤怠管理システムが良いかを検討する際には、今後の事業拡大や働き方の変化の可能性も踏まえ、柔軟性のあるシステムを選ぶとよいでしょう。

例えば、リモートワーク対応やスマホでの打刻、オンライン上での休暇管理、残業申請などができるかどうか、事業が拡大して従業員が増えた場合のランニングコストは想定範囲内かなどを確認しましょう。

3.試験導入やトライアルがあるとスムーズ

勤怠管理を電子化する際には、いきなり会社全体や組織すべてに導入するのではなく、一部のチームや部署で試験導入してみると安心です。クラウド勤怠管理システムの中には、無料のトライアル利用ができるものがあります。

設定方法や項目が自社にあっているか、運用時に従業員が問題なく使えるか、集計はしやすいかなどを確認してみましょう。

勤怠管理システムなら ALL IN CUBE勤怠管理におまかせ！

勤怠管理を電子化すると、組織にもプラスの変化が生まれます。特に人事労務担当者や各部署のリーダーや管理職の方にとっては、負担軽減や業務効率化が進むなど大きなメリットがあることがわかったコム子さん。

勤怠管理を電子化するなら「初期費用もあまりかからないクラウド型の勤怠管理システムが良さそう」と思っているようです。

勤怠博士

勤怠管理の電子化は、今や企業や組織にとって当たり前になりつつあるのじゃ。コム子さんの会社でも「やったほうがいいかな」という声が出てきているということは、変わるチャンス。きっとコム子さんの残業時間も減ると思うぞ。

勤怠コム子さん

月末に給与計算で残業したり、社員の皆さんに声がけすることがなくなりそう！さっそく勤怠管理の電子化は絶対に必要だと上司を説得してみようかな。やっぱり費用のことを考えると、うちの会社はクラウド型の勤怠管理システムが良さそう。

勤怠博士

それはいい考えじゃ。クラウド勤怠管理システムは、トライアル期間がついているものも多いから、どのくらい打刻がしやすいかや、集計がどのくらい簡単になるかを試してみるのがおすすめじゃ。
無料トライアルができるALL IN CUBEの勤怠管理は、企業が必要な機能を幅広く網羅しているので、コム子さんの会社にもきっと合っていると思うぞ。

勤怠コム子さん

それはよさそう！しかも月額費用もリーズナブルですね。自動集計やオンラインでの申請・処理もできそうだし、法改正にも対応してシステムを自動アップデートしてくれるなんて助かる！早速問い合わせしてみます。