登場人物

勤怠コム子さん

人事担当2年目社員。勤怠管理のことがわからず、悪戦苦闘の日々を送っている。

勤怠博士

人事・勤怠管理のプロ。
どんな疑問もわかりやすく解説してくれる頼れる存在。

勤怠コム子さん

うちの会社は残業や出張が多くて、有給取得の状況や残業時間を一人ひとりチェックするのが本当に大変……。この前、営業部の人からも「打刻のために出社するなんて面倒だよ」って言われてしまいました。最近はいろんな勤怠管理のシステムがあるって聞くし、取り入れてみたいのですが、何から始めればいいかわからない！

勤怠博士

勤怠管理システムとは、勤務状況を確実に把握するために作られた便利なシステムじゃ。コム子さん、よく調べていて感心だのう。早退・欠勤管理をはじめ、残業時間や有給取得状況などをリアルタイムで把握できるのも、勤怠管理システムのいいところ。いろいろなサービスがあるから、会社で導入するために、選び方や導入の仕方を今日は一緒に学んでいこう。

勤怠管理システムとは？

出勤状況や残業時間、有給休暇取得率など、勤怠管理はやるべきことがたくさんあります。従業員一人ひとりがきちんと打刻した上で、打刻されたデータを基に人事・総務担当者が給与計算したり36協定を超えた勤務をしていないかチェックしたりなど、勤怠管理は複雑。
業務量が多く煩雑な勤怠管理をシステム化によって効率化したものが、勤怠管理システムです。ここ最近は、様々なサービスが登場し、中小企業でもオンライン上で管理できるクラウド勤怠管理システムを活用することで、スムーズな勤怠管理が可能になっています。

クラウド勤怠管理システムでできること

クラウド勤怠管理システムは、日々の勤務状況の記録に加えて労働時間の自動集計や給与計算、36協定アラート、有給休暇取得率の把握など様々なデータを効率的に管理できるシステムです。

クラウド勤怠管理システムを提供する会社によって機能の有無は多少異なりますが、次のようなことができるものが大半です。

＜勤怠管理システムの主な機能＞
・出勤・退勤時間の打刻
・36協定アラート
・勤務報告
・各種届の申請・承認
・シフト管理
・勤務状況の確認
・年次有給取得管理
・フレックスタイム・裁量労働制の運用
・年休や特別休暇の付与

導入メリット

勤怠管理システムは、人事担当者と従業員、そして企業経営者やマネジメント担当者といった全ての立場の方にとって、導入のメリットがあります。
ここでは主な例をご紹介します。

＜人事担当者＞
・残業代や休日出勤手当などの計算ミスを防止できる
・有給休暇取得率や労働時間をリアルタイムで把握できる

＜従業員＞
・打刻のために出勤しなくてもよくなる
・テレワークやフレックスタイムなどの多様な働き方ができる
・休暇申請などの申請がオンライン上で簡単にできる

＜企業経営者やマネジメント層＞
・リアルタイムで社員一人ひとりの勤務状況や早退・遅刻などを把握でき、人事評価において客観的なデータを参照できる
・人件費や、会社・チーム全体の残業時間の増減を把握でき、人員補充などの戦略にも役立てることができる
・テレワークなど柔軟な働き方に対応でき、人材採用時に自社の魅力を求職者に打ち出しやすくなる

悩み別！ 勤怠管理システムの選び方

勤怠管理や人事労務管理にまつわる悩みは企業や組織によって様々です。
担当者が抱える悩み別に、勤怠管理システムの選び方のコツをご紹介します。

いろいろな働き方に対応できるようにしたい

テレワークや出張の多い部署、さらにはフレックスタイム勤務など多様な働き方を導入している企業なら、従業員が日々の打刻をしやすい勤怠管理システムを選ぶと良いでしょう。
具体的には、スマートフォンや社外のパソコンからも、ログインして打刻できるようなものがおすすめです。

法改正への対応に不安がある

時間外労働の上限規制など、労働規制に関する法律の改正は、人事担当者にとって大きな変化。
法律に抵触しないように労働時間を管理したり、把握したりするための時間や人的コストを想像するだけでも「大変そうだな」と不安を感じるものですよね。
今後も法改正が行われる可能性は大きいからこそ、勤怠管理システムは法改正への対応がしっかりできるものを選ぶと良いでしょう。

勤怠管理システムそのものが、改正後の法律に則った運用ができるタイプなら、法改正時の対応もスムーズになります。

打刻漏れやミスが多い

日々の労務管理の中で、従業員の打刻漏れやミスに悩まされているなら、勤怠管理システムの導入は大きなメリットがあります。
打刻漏れの理由の一つが「打刻するのが面倒だから」「営業先に直行していたから」など。勤怠管理システムを選ぶ際には、会社にいなくても打刻できるスマホやタブレット対応可能なものを選びましょう。

また、打刻漏れやミスを防ぐために、従業員一人ひとりにリマインダーが送信できる機能が搭載されているものもおすすめです。

働きすぎなど企業リスクが把握できない

企業にとって、従業員の長時間労働は大きな問題です。会社としての信頼性が損なわれるだけでなく、従業員への負担増大が人材流出やモチベーションの低下などにも繋がってしまいます。
こうした企業リスクの芽を早いうちに把握して対応するためには、リアルタイムな従業員の勤務状況把握が欠かせません。

勤怠管理システムの中には、有給取得率や残業時間などがリアルタイムで把握できるサポート機能がついているものがあります。また、複数の従業員の平均値を勤務時間集計表から確認できる機能があれば、部署やチームごとの労働状況を可視化でき、負荷の大きい部署への採用を検討するなど、対策を早めに講じることができます。

「有給休暇5日取得義務」の管理が難しい

2019年に施行された「有給休暇5日取得義務」。年休付与日数が10日以上の従業員に対して、有給付与日から1年以内に有給休暇を5日取得させる必要があるという制度です。これに加えて、「年次有給休暇管理簿」の作成と、3年間の保存が義務付けられました。年5日の取得状況を管理することは担当者にとって負担なため、従業員の年度ごとの出勤率や年休取得状況が自動集計された結果を確認できるシステムを選ぶと良いでしょう。

▼クラウド型「ALL IN CUBE 勤怠管理」の主な機能
https://allincube.jp/attendance/function

勤怠管理システムを選ぶ際のチェックポイント7つ

クラウド勤怠管理システムの導入を検討する際には、価格や機能、そして使いやすさなどを比較してみましょう。自社にあった使い方ができる勤怠管理システムの選び方を7つのポイントでまとめました。ぜひ、導入前の参考にしてみてくださいね。

導入コストはいくらくらいかかるか

勤怠管理システムの導入は、コストがかかる取り組みです。ですが、人事労務担当者の負担を軽減できれば、人件費が削減できるなどのメリットが期待できます。
会社の規模や予算に合わせて導入コストを比較してみましょう。

勤怠管理システムの中でも、クラウド勤怠管理は会社それぞれの特性に合わせてシステムを開発するのではない分、コストが比較的安く抑えられます。アカウント（使用者）のID数に応じて価格が設定されているものもあります。

従業員数100人以下など中小規模の事業所なら、アカウント数に応じて価格が設定されているものを選ぶと安心です。また、導入後のサポートにかかる費用が無料かどうかなどもチェックしておきましょう。

スマホやタブレットからの打刻ができるかどうか

スマホやタブレットからも打刻できる機能は、これからの多様な働き方に対応するための必須機能です。個々の従業員が持っているスマホやタブレットから打刻できれば、テレワークや直行/直帰の働き方をしている従業員にとっても使いやすいでしょう。

中には、スマホやタブレットだけでなく交通系ICカードやセキュリティカードなどのICカードで打刻できるサービスを提供している勤怠管理システムもあります。

自社の働き方に応じて、打刻方法を選べるシステムを探してみると良いでしょう。

独自の特別休暇などを登録できるかどうか

従業員の働き方改革や待遇改善に向けて、バースデー休暇など、会社独自の特別休暇を設けている場合もありますよね。勤怠管理システム上にもこうした特別休暇が設定できるかどうかは、必ずチェックしておきたいポイントです。

半休や時間休など休暇の設定も柔軟に対応できるシステムなら、汎用性が高く使いやすいでしょう。将来的に特別休暇の導入を検討している方も、ぜひこのポイントはチェックしてみましょう。

リアルタイムで勤務状況把握ができるか

適切な人事管理のために、残業時間や休日出勤日数が上限に達していないかどうかなど、リアルタイムな勤務状況の把握は欠かせません。月次締めを行う前にチームやここの従業員の勤務状況を確認できる画面があれば、従業員に有給取得や残業を控えるなどの声がけも早めにできます。

また、人事評価や採用戦略を考える上でも、従業員の労働時間を客観的に把握することが大切です。勤怠管理システムの中には、チームごとや部署ごとに労働時間の平均を見られる機能がついているものもあります。

申請・承認機能があるかどうか

ただ単に労働時間を打刻して集計するだけでなく、有給休暇申請などの申請業務も同じシステム上でできる勤怠管理システムはとても便利です。ペーパーレス化につながるだけでなく、従業員が勤怠管理システムを日常的に使うきっかけにもなります。
また、管理層にとっては同じシステム画面から勤務状況の把握から承認作業まで完結できるため、業務効率がアップします。

36協定アラートがあるかどうか

残業時間の増加や管理に悩んでいるなら、時間外労働時間の上限設定や、36協定に則った働き方を促すために、アラート機能がついた勤怠管理システムを選ぶと良いでしょう。時間外労働時間の上限設定に応じて、超えそうな場合には事前にアラートが従業員に送信されれば、働きすぎを防止できます。

トライアルができるかどうか

勤怠管理システムは、導入前の準備や運用が定着するまでの周知徹底に多少なりとも時間がかかります。導入前に、自社に合った使い方ができるかどうかを確認するためにも、ぜひトライアルできる勤怠管理システムを選んでみましょう。

登録の仕方や、打刻のしやすさなどを小さなチーム単位で試してみて、うまくいきそうなら導入するという流れにすれば安心です。

従業員のほとんどが使うシステムだからこそ、使い勝手が良いものかどうかを事前にしっかり検討できるトライアルサポートがあれば、ぜひ活用してみましょう。

勤怠管理システム導入までの流れ

自社に合った勤怠管理システムを見つけたら、早速システム導入に向けて動き出しましょう。
ここでは、システムの導入から運用スタートまでの大まかな流れをご紹介します。
スムーズに運用をスタートさせるためのコツもお話ししますので、ぜひチェックしてみてくださいね。

システムの選定・トライアル

自社の働き方やコストに合った勤怠管理システムを探すなら、導入コストだけでなく機能の充実度合いにも目を向けてみましょう。特に、導入後のサポートサービスやアカウントを増やした場合のコスト、法改正への対応なども必ず確認を。

使い勝手を確かめたいという場合には、トライアルできる勤怠管理システムを選んでみましょう。

初期設定

導入する勤怠管理システムが決まったら、早速初期設定を行います。
勤怠管理システムの初期設定では

・部署
・従業員
・承認ルール
・勤怠ルール

などを管理画面から登録していきます。あらかじめ、こうしたデータをまとめておくと初期設定がスムーズです。

また、ICカード打刻などを取り入れる場合には、カードリーダーなどの読み取り機器の準備も必要になります。

勤怠管理システムの社内周知

勤怠管理システムを導入する上でとても大切になってくるのが、社内周知です。打刻方法や申請がシステムに切り替わることや、マニュアルの作成・周知などを従業員に漏れなく伝えるために、説明会などを開催するのもおすすめです。

事前に従業員がつまづきやすいポイントを把握するために、トライアルもしくは導入後に小さな部署やチーム単位でテスト運用をしてみるのもおすすめです。

打刻ミスや混乱を防ぐためにも、従業員誰もが見てすぐにわかるような使いやすいシステムを選んでおくことも、社内周知と運用開始をスムーズにするコツです。

本格運用スタート

従業員への周知が徹底したら、本格運用がスタートです。運用開始までにかかる期間は、企業の規模にもよりますが、トライアルからスタートまで2〜3ヶ月程度をイメージしておくと良いでしょう。

勤怠管理システムなら ALL IN CUBE勤怠管理におまかせ！

勤怠管理システムの選び方や導入の流れがわかり、次にやるべきことがわかってきたコム子さん。いろいろ調べて、気になる勤怠管理システムも候補に上がってきた様子です。

勤怠博士

勤怠管理システムは導入までが大変なのかなと思う人も多いようじゃが、コム子さんはどうかな？

勤怠コム子さん

確かに、何から始めればいいかわからなかったときは「大変そうだな〜」という気持ちもありましたが、意外と簡単に導入できそうで安心しました！トライアル運用ができる勤怠管理システムなら、上司に導入前に確認してもらったり、社内の感想も聞けるので導入後のトラブルも少なそう。

勤怠博士

特にクラウド勤怠管理システムは、機能は似ていても操作方法や打刻方法、集計画面の見え方が少しずつ違うから、実際に触って確かめてみるのがおすすめじゃ。
ALL IN CUBEの勤怠管理なら、最短即日で無料アカウントが付与されて、トライアルがスタートできるぞ。トライアル期間中に打刻方法や設定方法、集計方法なども確認できるので試してみてはどうかな。

勤怠コム子さん

ALL IN CUBEの勤怠管理を調べてみたら、トライアル期間中に登録したデータを本格運用時にもそのまま使えるんですね！これはいいかも。実際に画面の動き方などを見てもらえば、上司に導入を提案する際にもスムーズですよね。早速問い合わせしてみます！