登場人物

勤怠コム子さん

人事担当2年目社員。勤怠管理のことがわからず、悪戦苦闘の日々を送っている。

勤怠博士

人事・勤怠管理のプロ。
どんな疑問もわかりやすく解説してくれる頼れる存在。

勤怠コム子さん

うちの会社は、勤怠管理が全部アナログ。タイムカードを今どき使っているってもしかしたら遅れているのかな……。
上司からは「若いから、クラウド化のことを調べてみて！」って言われてしまって困っています。
クラウド化で勤怠管理の負担を軽くできるなら、残業も減るかもしれないし、魅力的なのですが。教えて、勤怠博士！

勤怠博士

コム子さんも先輩から大切なミッションを任されるようになっているのじゃな。
勤怠管理のクラウド化は、中小企業の多くが取り入れている業務効率化の第一歩となるぞ。
クラウド勤怠管理で一体どんなことができるのかや、クラウド勤怠管理サービスの選び方などをコム子さんと一緒に見ていこう。

勤怠管理のクラウド化とは？

ビジネスにおいて今や欠かせなくなっているクラウド化。勤怠管理においてもクラウド化の波が押し寄せています。勤怠管理では、一体どのような仕組みになっているのでしょうか。
まずは勤怠管理のクラウド化とはいったいどんなものなのか、基本を押さえていきましょう。

クラウド勤怠管理の仕組み

クラウド勤怠管理は、オンライン上に労働時間や残業時間などの勤務状況を記録したり管理したりするシステムです。

クラウド勤怠管理サービスでは、記録だけでなく労働時間を自動集計したり、シフト表の作成や確認がスマホやタブレットからでもできる機能がついているものもあります。

オンラインネットワークを経由して特定のサービスを利用するクラウドは、勤怠管理だけでなくメールやチャット、文書作成などいろいろなシーンで使われています。

アナログとクラウドの違い

出退勤の時刻や勤務時間の記録をタイムカードや手書きで行うアナログな勤怠管理は、記録や集計が手作業です。そのため、集計時にミスが起きやすかったり、集計が大変だったり、人事担当者にかかる負担も大きい勤怠管理の方法です。

一方で、クラウド勤怠管理は
・手作業による集計がなくなる
・記録や集計だけでなく、36協定アラートなど人事業務をサポートする機能がある
・勤怠管理データをグラフ化したり分析したりできる
など、アナログにはない使い勝手のよさが取り入れられているサービスが多く登場しています。

オンプレミスとクラウドの違い

クラウドと同様に、勤怠管理をシステムで管理する方法としてオンプレミス(on-premises)という方法があります。

オンプレミスとは、ソフトウェアやサーバーを管理するためのシステムを自社のために設計・構築・運用することです。また、サーバーを自社に設置するスペースがなくても、社外のサーバーを活用したり、他社が提供するサーバーセンターで運用する方法があります。自由にシステムを構築・運用するため、自社の勤怠管理スタイルにあった形にカスタマイズがしやすかったり、セキュリティ対策がしやすかったりなどのメリットがあります。

オンプレミスとクラウドが大きく違うのは、管理や運用の簡単さ。オンプレミスの場合、システムの仕様決めからシステム構築・管理・運用まで全て自分たちでやらなければいけません。
そのため、コストがかかってしまったり、労働法関連の法改正に伴うシステム改修の度に自社で対策しなければいけないなどの煩雑さが生じてしまったりするのがデメリット。

クラウド勤怠管理であれば、
・導入コストや運用コストを安く抑えられる
・システム構築の時間がないので、導入から運用までがスピーディー
・システムアップデートがタイムリー
など、人事担当者だけでなく、経営者にとっても使い勝手や導入しやすさにメリットを感じられるはずです。

勤怠管理をクラウド化するメリット

近年リモートワークやフレックスタイム制、モバイルワークなど、さまざまな働き方が浸透しています。クラウド化はこうしたいろいろな働き方をする従業員に対しても、勤怠管理がしやすいのが大きなメリットです。

人材難と言われる今。柔軟な働き方ができる組織にしておくことは、人材獲得においてもとても有効です。自分の生活を大切にでき、価値観に合ったライフスタイルを選べる働き方ができる企業は、求職者にとって魅力的に映ります。また、すでに雇用している従業員にとっても、メリットが大きいと言えます。クラウド勤怠管理は、人材獲得や離職防止対策を講じる上でも大きな後押しとなってくれます。
また、営業職など出入りが多く、社内にいることが少ない従業員にとっても、スマートフォンやタブレット、ノートPCなどから出勤・退勤を打刻したり、各種申請ができるクラウド勤怠管理はとても使い勝手がいいでしょう。

他にも、勤怠管理をクラウド化するメリットには、次のようなものがあります。
＜クラウド勤怠管理のメリット＞
・導入、運用コストが安い
・少人数から導入できる
・導入から運用までがスピーディー
・法改正などにもタイムリーに対応できる
・勤怠管理の集計や管理が簡単
・各種申請や承認がオンラインでできる
・テレワークなど柔軟な働き方に対応できる
・人事労務担当者の業務負担が軽減される

クラウド勤怠管理でできること

クラウドで勤怠管理をするメリットは何となく分かったけれど「一体どんなことができるの？」と気になる方も多いはず。実際に、クラウド勤怠管理にはどんな機能があるのか、一緒に見てみましょう。

出勤・退勤時間の打刻

タイムカードや出勤簿を紙で管理するのではなく、クラウド勤怠管理上で入力すれば、勤怠管理がより正確にできるようになります。

クラウド勤怠管理システムのタイプにもよりますが、打刻はパソコンやスマホ・タブレットからできるシステムが一般的。さらに、ICカードや生体認証打刻などの機能がついているものもあります。

給与計算の自動化

打刻されたデータをもとに、給与計算システムとの連携により給与計算が自動化できるものもあります。人事労務担当者は、勤怠データを締めればいいので計算ミスや集計ミスが減らせます。また、集計にかかっていた膨大な業務が減らせます。

また、自動化連携しなくても、従業員ごとに勤務時間が集計されるシステムなら、法定内残業・法定外残業・深夜残業・休日出勤などが一目でわかり、給与計算もスムーズになります。

36協定アラート

従業員の労働時間や残業時間が36協定を超えてしまいそうな場合に、アラートを出す機能があるクラウド勤怠管理システムも少なくありません。アラートをどの段階で出すか、メールで通知するか、どのタイミングでアラートを出すかなどを細かく設定できますし、従業員自身もアラートの内容が確認できます。

勤務報告

クラウド勤怠管理システムの中には、毎日の始業・終業時間の打刻だけでなく、休憩時間や変則勤務の有無などが登録できるものも多くあります。日毎だけでなく、1ヶ月間の勤務時間が一目でわかれば、当月内の残業時間が多いか少ないかもすぐに把握できます。

また、勤務報告の内容を上長に申請し、承認/否認する作業もクラウド勤怠管理上で可能です。これにより、マネジメントを担当する社員や人事担当者、経営者も、リモートから承認・確認ができます。

各種届けの申請・承認

有給休暇の取得申請や、遅刻・早退、休日出勤の申請など各種勤怠届けの申請をクラウド上でできる機能のついたクラウド勤怠管理を選べば、申請者だけでなく承認者の業務負担も軽減できます。
どこからでも申請や承認ができ、申請した内容はすぐにメールやオンライン上で確認できるため、タイムリーな承認作業が可能になります。
「承認してもらいたいけど、上司が出張中でハンコがもらえない……」と悩む時代はもう過去の話。クラウドシステムの導入により、申請がオンライン上で済ませられるので、ペーパーレス化も進みます。

シフト管理

シフト制やフレックスタイム制で働く従業員のいる組織では、勤務状況の把握が難しいのが悩みの種。シフト管理もできるクラウド勤怠管理システムなら、シフト予定の入力や把握が全てオンライン上でできるようになります。

また、会社の創業記念日など会社指定の休日も自動一括登録できる機能がついたシステムもあるので、自社に必要な機能がついているかどうかを確認してみましょう。

勤務状況の確認

給与計算や人事評価のために勤務状況を確認するのも、クラウド勤怠管理システムなら簡単です。
従業員ごとに個別の勤務状況をクラウド上で確認。承認状態を確認した上で、月次処理を行えるシステムは多くあります。また、一度締めた勤務データは、従業員が後から修正できない機能のついたクラウド勤怠管理システムも多くあります。

これにより、後から勤務時間の改変が行われるなどの不正が起きにくくなります。

また、年間を通じてどのくらい年休や有給を取得できているか、早退や遅刻がどのくらいあるかを一覧で把握できる機能がついたものなら、人事評価にも役立てられます。

年次有給取得管理

労働基準法第39条で定められている有給休暇。法改正により、年間5日分の有給休暇の取得が義務付けられています。
従業員がしっかりと有給休暇を取得できているかどうか、できていなければ取得を促すためには、それぞれの取得状況を簡単に把握できるようにしておかなければいけません。

クラウド勤怠管理の中には、年休や有給休暇の取得状況をすぐに確認できるシステムがあります。さらに、義務化されている5日の取得がクリアできていない従業員を検索する機能があれば、人事からの働きかけもスムーズにできるようになります。

フレックスタイム・裁量労働制の運用

フレックスタイム制やみなし労働など、人事労務担当者にとって勤務時間の把握が複雑な働き方を採用している場合でも、クラウド勤怠管理システムなら簡単に管理できるようになります。

例えば、あらかじめ会社の就業規則や従業員ごとの就業規則をタイムテーブルに登録しておくことで、遅刻や残業時間が自動計算される機能のあるクラウド勤怠管理システムなら、残業時間の計算の手間がなくなります。

年休や特別休暇の付与

企業のなかには、バースデー休暇のように会社独自の休暇制度を採用しているところも多くあります。
こうした独自の特別休暇がある会社なら、特休設定ができる機能がついたクラウド勤怠管理システムがおすすめです。例えば、クラウド型「ALL IN CUBE 勤怠管理」では、名称や説明だけでなく「有給扱いなのか無給扱いなのか」「職務専念義務の免除なのか」などを細かく指定できます。また、個別に特別休暇を付与できるので、より柔軟な労務管理ができるようになるでしょう。

▼クラウド型「ALL IN CUBE 勤怠管理」の主な機能
https://allincube.jp/attendance/function

自社にあったクラウド勤怠管理サービス選定のポイント6つ

クラウド勤怠管理システムは、価格・機能・サポート内容が異なるものがたくさん登場しています。自社にあったクラウド勤怠管理サービスを選ぶためのポイントを6つご紹介します。

連携機能があるかどうか

勤怠管理をクラウドで行うなら、ぜひ給与計算などの人事業務とのクラウド連携ができるかどうかもチェックしてみましょう。クラウドの勤怠管理システム上で月次締めした労働時間をもとに残業代などが計算できるような連携機能があれば、毎月の給与計算業務が大きく減らせます。

自社の制度に合っているかどうか

最近は、人材獲得のために独自の人事制度を導入する企業が増えています。企業ごとに多様化する働き方や、休暇設定、勤務スタイルなどを細かく設定できるクラウド勤怠管理システムかどうかも、導入前にしっかりと確認しておきましょう。
また、今はフレックスタイム制などの雇用形態を導入していないとしても、今後経営環境が変わって、人事制度を大きく変える可能性もあります。

こうした変化にも対応できるよう、各種設定が細かくできるクラウド勤怠管理システムを選んでおいた方が安心です。ICカード打刻を今まで活用しているなら、IC打刻もできる機能があるタイプを選ぶといいでしょう。

業界の特性に合ったものかどうか

クラウド勤怠管理システムの中には、中小企業向けに強いものもあれば、製造業や飲食業、建設業、金融業など業界に特化して開発されたものがあります。

例えば、残業がほとんどない業界もあれば、営業会社のように社員が国内外を飛び回っている会社もあるでしょう。自社の働き方や環境に合わせた機能があるかどうかもしっかりと確認してみましょう。

価格と機能のバランスが良いか

クラウド勤怠管理システムの多くは、利用料金が「初期費用」と「月額費用」に分かれています。初期費用無料で使えるものは多く、月額費用が毎月発生するため、運用コストもしっかりと吟味しておきましょう。

システムによっても異なりますが、ほとんどの場合が従業員数に応じたプランとなっています。

スマホやタブレット対応もできるか

勤怠管理の入力や申請・承認をスムーズにするためには、スマートフォンやタブレット端末からの利用ができるかどうかがとても大切なポイントになります。

特に営業職のように外回りや出張が多い職種の方が利用する場合、スマートフォンやタブレットから出先で勤怠管理できるようなものを選べば、勤怠管理の負担が大きく軽減されます。

カスタマイズ機能があるかどうか

時間外労働時間の上限設定や、ユーザーごとの就業規則、年休の付与日数など、会社の人事制度に合わせて各種設定が細かくできるかどうかも、勤怠管理のクラウドシステムを選ぶ際の大きなポイントになってきます。

独自の休暇設定や、36協定アラートの設定など、自社の運用ルールを作れるシステムなら、より労務管理がラクになります。

勤怠管理システムなら ALL IN CUBE勤怠管理におまかせ！

上司から勤怠管理システムのクラウド化について調べて欲しいと依頼されたコム子さん。クラウド勤怠管理システムの様々な機能がわかり、「これは絶対に取り入れて欲しい！」と上司に早速提案書を出そうと、やる気に満ちあふれている様子です。

勤怠博士

クラウドで勤怠管理ができるようになると、コム子さんが毎日奮闘していた大変な業務もとてもラクになることがわかったかな？

勤怠コム子さん

痛いほどわかりました！クラウドで勤怠管理ができれば、営業部に「ちゃんと勤怠管理を付けて！」と毎回お願いする必要もなくなりそうです。
テレワークに関しても、この前社長から「我が社はテレワークや在宅勤務OKにする！」って突然言われて、人事は大騒ぎなんです。
クラウド勤怠管理システムを導入すれば、すぐに対応できそう！

勤怠博士

その通りじゃ。フレックスタイムやテレワークなど柔軟な働き方が当たり前になっているからこそ、クラウド勤怠管理システムはますます広がっていくと言われているんじゃぞ。
ALL IN CUBEの勤怠管理なら、アカウントあたりの費用も安いから、提案書を書く際にも「これならコストを抑えて運用できる」と思ってもらえるかも知れんぞ。

勤怠コム子さん

それは良さそう！調べてみると、クラウド勤怠管理に欲しい機能も全部ついているみたい。早速提案書に盛り込んでみます。