登場人物

勤怠コム子さん

人事担当2年目社員。勤怠管理のことがわからず、悪戦苦闘の日々を送っている。

勤怠博士

人事・勤怠管理のプロ。
どんな疑問もわかりやすく解説してくれる頼れる存在。

勤怠コム子さん

うちの会社は小さいから、毎日の出勤もエクセル管理。
支店の中では出勤簿を手書きで書いているみたいで、毎回集めて集計するのが本当に大変！
いつも月末は残業で、友だちからも「人事部って、労務管理の鏡じゃなければいけないのに、働きすぎじゃない？」って言われちゃった。
中小企業でも勤怠管理システムがあると便利なのかなと思って部長にも提案してみたいのだけど……。

勤怠博士

コム子さん、うまく勤怠管理ができる方法を考えているなんてスバラシイ！
中小企業でも、最近は勤怠管理システムを導入している会社が増えているんじゃ。
今日は、中小企業こそ、勤怠管理システムを導入したほうがいいという話をしてみようかの。

中小企業が勤怠管理で抱えがちな3つの悩み

売り上げや資本、従業員数の規模で定義される中小企業。例えば、製造業なら従業員300人以下、小売業なら従業員50人以下の企業は中小企業と言われています。
日本にある企業の99.7%が中小企業となっている今。働き手不足などによって、中小企業の人事担当者はとても大変な状況に陥っています。
勤怠管理をする上で、中小企業が抱えがちな悩みをまずは見てみましょう。

少人数で勤怠管理をするから負担が大きい

大企業と違って、中小企業の人事担当者は1人〜数人体制ということがほとんどです。そのため、勤怠管理も必然的に少人数でこなさなければならなくなり、1人当たりの負担が大きくなっています。

また、最近は働き方改革という旗印のもと、「年10日以上有給休暇の権利がある従業員について、最低でも5日以上は有給休暇を現実に与えること」が働き方改革法案の成立で義務付けられるようになりました。つまり、今まで以上に勤怠管理をしっかりと行うことが、社会的に信頼ある企業として求められているのです。

そうなると、さらに業務負担がかかるのが人事担当者。
場合によっては1人で従業員全体の勤怠管理をしなければいけなくなってしまっています。

ちなみに、（株)帝国データバンクが行っている「企業における人材確保・人手不足の要因に関するアンケート」では、人手が不足していない企業の要因として、
・賃金や賞与の引き上げ（52.0%）
・働きやすい職場環境作り（35.1%）
・定年延長やシニアの再雇用（31.7%）
・福利厚生の充実（25.7%）
が上位4つを占めています。
とくに働きやすい職場環境づくりや福利厚生の充実を図るためには、勤怠管理を効率的に行うことも大切になってきます。ですが、人事担当者の業務負担が大きくなってしまっていれば、こうした対策にリソースを回すことも難しくなってしまいますよね。

出典：株式会社帝国データバンク「企業における人材確保・人手不足の要因に関するアンケート」

支店開設や規模拡大時もコストがかかる

中小企業のなかには、業務拡大を目指して新たな支店を開設したり、新事業をスタートさせようとしている会社も多いかもしれません。
こうした場合、組織の体制を整えるためにオフィス環境を整えたり、新たに人材を雇用しなければいけない場面も出てきます。

勤怠管理をするうえでは、新たな拠点で使うためにタイムカードやICカードシステムを導入するのはコストもかかりますし、取りまとめ方法や体制を整えなければいけません。

そもそも人手が足りない中で、人事担当者に新たな負担がのしかかるとなると「マンパワーが足りない！」と現場が逼迫してしまいます。これを避けるために新たに人員を雇用するとなった場合、採用コストに加えて人材コストがかかってしまいます。

仕事の属人化が進んでノウハウが蓄積されない

また、勤怠管理に限った話ではありませんが、人事担当者が1人もしくは少人数の場合、勤怠管理にかかる業務が1人に集中してしまい、仕事が属人化してしまいます。
もしも、勤怠管理のことがわかる人が1人しかいなくて、病気などで退職してしまったら……。企業が受けるダメージは計り知れません。

仕事の属人化による経営リスクを避けるためにも、勤怠管理は誰がみてもわかる状態で管理できていることが理想です。

中小企業こそ勤怠管理システムがおすすめな理由

限られたマンパワーで経営している中小企業。業務の効率化やノウハウの属人化を防げるなど、勤怠管理システムの導入にはメリットがたくさんあります。中小企業こそシステムを活用するのがおすすめな理由について詳しく解説します。

人事担当者の手間が減らせる

先ほどお話ししたように、中小企業の人事担当者にとって、大きな業務の負担や人手不足は深刻な課題です。
勤怠管理システムは従業員が打刻した勤怠データを自動で集計したり、36協定アラートの通知などをしてくれたりと、労務管理業務の手間を大きく減らせる機能が揃っています。

管理ノウハウが共有できる

エクセルで出勤簿の関数を組んだりしていると、どうしても企業ごとに人事管理の方法が異なってしまいます。さらに、その方法を1人しか知らないというケースも出てきてしまいます。
こうした「担当者しかわからない」という属人化も、勤怠管理システムの導入で解消できます。勤怠管理システムの多くが、誰にとっても使いやすい操作性を考えたデザインで設計されています。そのため、管理ノウハウの共有が簡単になります。

法改正対応時もスムーズ

人事業務は、働き方改革関連法の導入による有給休暇の取得義務化や残業時間の上限規制のように、法改正による影響を受けやすい仕事です。
勤怠管理のためのエクセル関数などを設定したとしても、法改正のたびに変えなければいけないなど、手間と時間がかかります。
多くの企業が導入している勤怠管理システムなら、こうした法改正への対応もタイムリーです。

テレワークやフレックスタイム制などにも対応しやすい

テレワークやフレックスタイム制度の導入など、働き方はますます多様化しています。
自宅から仕事をする人も勤怠管理ができるように体制を整えたり、フレックスタイムで勤務する人たちの労働時間を管理したりするのは、一人ひとりの事情に合わせて対応しなければいけないためとても大変です。

勤怠管理システムは、スマートフォンやパソコンからも入力できるため、こうした新しい働き方に対応した人事業務へと移行するのもスムーズです。

中小企業こそ取り入れたい勤怠管理システムの主な機能

勤怠管理には、始業・終了時間や時間外労働時間、出勤日や欠勤日の管理、そして有給取得管理などやらなければいけないことがたくさんあります。
勤怠管理システムは、こうした膨大なデータをタイムリーに管理していくためのシステムです。
社員の勤怠データをシステム上に記録することで、一元管理できるため情報やノウハウの属人化も予防できますし、客観的かつ正確な勤怠管理に繋げられます。毎月の給与計算や有給休暇の取得状況確認も効率的にこなせます。

ここでは、どんなことができるのか、勤怠管理システムの便利な機能の一例をご紹介してみましょう。

36協定アラート

従業員の労働時間やどのくらい残業をしているのかをシステムで管理できるようになれば、「残業時間が規定を超えた」「有給日数の取得が不足している」など勤務状況に応じて36協定に違反しそうな場合に、通知を受け取ることができます。

勤怠情報の打刻とデータ管理

タイムカードやエクセルによる出勤簿を使っていると、データの集計や管理に時間と手間がかかります。勤怠管理システムには、出勤・退勤・早退・休日出勤などの勤怠情報を打刻管理できるものも多くあります。
フレックスタイム制やテレワークなどを導入している場合にも、システム上で勤怠情報の打刻ができるようになれば、管理がしやすくなります。
なかにはパソコンからだけでなく、スマートフォンやICカードで打刻できるものも登場しています。

勤怠届の申請と承認管理

有給取得申請や早退・遅刻などの勤怠届を提出する際にも、紙ベースで提出するのではなくシステムで申請できれば管理がスムーズです。ペーパーレス化も進みます。
また、システム上から申請された勤怠届を上長や担当者が承認する際にも、システムから行えます。

勤務状況の確認

残業時間や深夜勤務時間などを算出するために、出勤簿やタイムカードからデータを抽出するのは大変です。エクセルで管理していたとしても、計算式の漏れや意図せぬ変更などで正しい数字が出せなくて現場が混乱するリスクもあります。
その点、勤怠管理システムなら残業時間（法定内・法定外）や深夜残業などを正しく管理できます。

年次有給取得管理

働き方改革法案の成立で、有給休暇の取得が義務付けられるようになっています。従業員がきちんと有給を取得できているのかを一人ひとりチェックするのは膨大な手間と時間がかかります。
勤怠管理システムがあれば、有給取得日数や残日数がどのくらいあるのかもシステム上で管理できます。

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https://allincube.jp/attendance/function

中小企業におすすめな勤怠管理システムの選び方

中小企業で勤怠管理システムを導入する際には、コストと使い勝手のバランスを重視してシステムを選んでみましょう。また、人事担当者の業務を軽減するためには、集計機能が充実したシステムもおすすめです。
また、法改正が次々と行われているご時世も考えると、フレックスタイムやシフト勤務などの働き方を考慮した法律に則った運用ができる機能を備えているものが良いでしょう。
中には、今使っている社内文書をアップロードして申請する機能がついているシステムもあります。こうしたシステムを選べば社内のペーパーレス化も進められます。

勤怠管理システムなら ALL IN CUBE勤怠管理におまかせ！

業務が1人に集中している！という中小企業ならではの悩みに直面していたコム子さん。
勤怠管理システムのことを知れば知るほど「これって、うちの会社のためにあるのでは？」と感じはじめた様子です。

勤怠博士

中小企業の人事担当者の方々は、本当に日々奮闘しているんじゃ。もちろんコム子さんもその1人。こうした悩める人事担当者を助ける存在として、勤怠管理システムがあるんじゃな。

勤怠コム子さん

知れば知るほど、「この機能があれば、毎日の残業時間が減らせるのに」と思うものばかりでした。でも、小さい会社だとシステム導入のコストがかかりすぎてしまうと、社長から「ダメ」って言われてしまいそうです。

勤怠博士

それならALL IN CUBEの勤怠管理はどうだろう？
導入価格は1アカウントあたり月額280円だから、従業員数が少ない会社ほどコストをかけずに勤怠管理システムを使いはじめられるぞ。
ALL IN CUBEの勤怠管理の詳しい料金プランはこちらを確認するのじゃ！
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https://allincube.jp/attendance/price

勤怠コム子さん

え！そんなに安くはじめられるんですか？それなら私の1ヶ月の残業代よりも安く済むから、話がしやすいです。ALL IN CUBE、上司に紹介してみよっと！