登場人物

勤怠コム子さん

人事担当2年目社員。勤怠管理のことがわからず、悪戦苦闘の日々を送っている。

勤怠博士

人事・勤怠管理のプロ。
どんな疑問もわかりやすく解説してくれる頼れる存在。

勤怠コム子さん

勤怠管理って、やることたくさん！
ちゃんと勤怠記録が付けられているか確認したり、付けてもらうように促したり。「そもそも勤怠管理って必要？」ってこの前も聞かれちゃった。
勤怠管理の目的って、なんなんだろう……。

勤怠博士

コム子さん、勤怠管理でお困りのようだね！
会社にとって、勤怠管理はとても大切なんだよ。今回は勤怠管理の考え方や目的を理解してもらった上で効率的に勤怠管理を実施する方法を解説しよう！

そもそも勤怠管理とは？企業の義務ってほんと？

勤怠管理は、企業が人を雇用する上で法律上定められた義務です。
まずは勤怠管理が必要な理由や勤怠管理しなければいけない項目とはどんなものがあるのかを一緒に確認してみましょう。

勤怠管理はどうして必要なの？

勤怠管理は、人を雇用する事業所が行うべきものとして法律で義務化されています。
もう少し詳しくお話しすると、勤怠管理が法律で定められたのは2019年4月から。労働安全衛生法により、従業員の始業・終業時間を正確に記録に残さなければいけないとされています。

また、労働基準法では、雇用主は労働者の「労働時間を適切に管理する責務」があるとされています。
法律で定められた法定労働時間は「1日8時間、週40時間」と決まっています。さらに2019年には、時間外労働も原則「月45時間、年360時間」と改正されて、勤怠管理や残業時間の管理などが今まで以上に求められています。

特別な事情がある場合は、労働者と雇用主が合意すれば時間外労働時間「月45時間、年360時間」を超えてもいいとされてはいます。しかし、きちんと把握しておかないと、知らず知らずのうちに労働基準法違反になってしまうかもしれません。

具体的にどんなことを勤怠管理でするべきかはのちほどご説明しますが、勤怠管理は事業所が必ずやらなければいけないものだということをまずはしっかりと押さえておきましょう。

勤怠管理をする対象はどんな人？

さてここで人事担当者にとって知りたいのが「勤怠管理をするべき対象は誰か」という点かもしれません。
勤怠管理は、全従業員に対して行わないといけないのでしょうか？

その答えはイエス。
2019年に労働安全衛生法が改正されたことにより、「事業者は、労働者の労働時間の状況を把握しなければならない」という条文が追加されました。
2019年の改正前までは支店の所長など事業所の責任者は勤怠管理の対象外とされていました。しかし、条文が追加されたことにより、管理者の労働時間の適正な把握も義務になっています。

最近はフレックスタイム制やテレワークなど働き方が多様化しています。
テレワークでは、物理的に事務所に置かれているタイムカードを打つことはできません。フレックスタイム制となれば、勤務時間をどう計算するのかを毎回確認するのは大変です。
また裁量労働制を採用している「みなし労働」であっても、従業員がどのくらい働いているかを把握しなくてはなりません。勤怠管理をどうすればいいのか、その方法を今まで以上に工夫しなければいけなくなってきているのです。

勤怠管理をすることで、正しく給与計算ができる

きちんと法律で決められた労働時間が守れているかを証明するためにも、勤怠管理は大切です。しかし、勤怠管理が大切な理由はそれだけではありません。

残業などの時間外労働や休日出勤は、給与が割増で計算されます。
「どのくらい働いたか」を会社側が正確に把握しておかないと、正しい給与を社員に支払えなくなってしまいます。また、残業代や休日出勤の割増賃金の計算するときにも「いつ、どのくらい働いたか」がわからなければ正しい給与を計算できなくなってしまいます。

毎日勤怠管理をきちんとすることは、従業員に給与をきちんと支払うためにもやらなければならないことなのです。

勤怠管理で管理するのはどんな項目？

勤怠管理の大切さを理解したところで、次は具体的に勤怠管理ではどんな項目を管理しなければいけないのかを確認していきましょう。
勤怠管理で管理するべき項目は、大きく分けて次の4つがあります。

①始業・終業時間、労働時間、休憩時間
②時間外労働時間、深夜・休日労働時間
③出勤日・欠勤日・休日出勤日
④有給取得日数と残日数

具体的にそれぞれどんなことを記録・管理しなければいけないのかもう少し詳しく見てみましょう。

始業・終業時間、労働時間、休憩時間

「始業・終業時間、労働時間、休憩時間」は、給与計算をする上で大切な基本中の基本です。
何時から仕事を始めて何時に終えたのか、休憩時間をどのくらい取ったかが記録されれば、労働時間が正確に把握できます。

また、勤怠管理における「始業・終業時間、労働時間、休憩時間」の項目は、給与計算以外でも役立ちます。
遅刻や早退が多いかどうかなどもきちんと記録に残るため、人事評価や査定などの根拠としても使えます。

時間外労働時間、深夜・休日労働時間

時間外労働や休日出勤は、給与計算の際に残業手当や休日出勤手当など割増賃金を計算するのに必要です。
もう少し詳しくお話しすると、「時間外労働時間、深夜・休日労働時間」は法定労働時間を超えて働いた分の時間です。法律で深夜残業や休日出勤に対しては、割増賃金を払わなければいけないとされているため、正確に「いつ、どのくらい時間外労働したか」を勤怠管理で把握する必要があります。

出勤日・欠勤日・休日出勤日

働いた時間だけでなく、出勤日や欠勤日についても勤怠管理できちんと記録・把握しておきましょう。従業員がいつ出勤して、いつ休んだのかを把握することは、働く人の健康を守るためにも必要不可欠です。
毎月休日をちゃんと取れているのか、休日出勤をした分の振替休日が取れているかを随時確認しましょう。
働きすぎによって引き起こされる過労死などは、従業員の健康や人生だけでなく企業の信頼低下にもつながります。必要に応じて随時業務や働き方を見直すためにも、勤怠管理が大切です。

有給取得日数と残日数

働く人の有給取得は、雇用者の義務になっています。勤怠管理をして、有給が取れていない人には「ちゃんと取得しないといけない」と伝えたり、働きかけたりしなければいけません。
年次有給休暇は、正社員・パートタイム労働者の区別なく一定の条件を満たしたすべての労働者に対して、与えなければいけないと法律で定められています（労働基準法第39条）。

 勤怠管理を効率的にする方法は？

勤怠管理するべき項目を改めて見てみると、事業所が管理しなければいけないことが沢山あることがわかります。
テレワークやフレックスタイム制など働き方が多様になっている一方で、今まで以上に勤怠管理をきちんとすることが求められている昨今。事業所は、効率的に、勤怠管理する方法を考えておきたいところです。
具体的に、どんな勤怠管理の方法があるのかを解説します。

事業所のスタイルに合う勤怠管理の方法を選ぼう

勤怠管理をするために、従業員に始業時間や終業時間をきちんとタイムカードでつけて欲しいとお願いしても、「忙しいから」「面倒臭いから」など様々な理由で従業員がきちんと勤怠管理をしてくれないこともあるかもしれません。
そこで、人事や総務として考えておきたいのが、事業所のスタイルに合った効率的な勤怠管理の方法です。
勤怠管理をするには、紙での管理やエクセル管理、タイムカード管理などいろいろな方法があります。今回は管理の負担が少なく効率的なエクセル管理と勤怠管理システムでの管理を見てみましょう。

エクセルによる勤怠管理のメリット・デメリット

エクセルを使って、始業・終業時間の打刻をしてもらうエクセル管理。
人事担当者が勤務時間を集計する際も、エクセルに数式を設定しておけば自動的に労働時間が弾き出せます。

とはいえ、エクセル管理には、メリット以外にも様々なデメリットがあります。

【エクセル勤怠管理のメリット】
・エクセルさえあれば、無料のフォーマットを使って自由にカスタマイズできる
・パソコンから手軽に入力でき、数式を設定すれば労働時間も自動計算できる
【エクセル勤怠管理のデメリット】
・入力は従業員が行うため、客観的な記録にならない
・入力ミスや不正申告もしやすくなってしまう
・入力時のミスやエラーで残業代の未払いなども発生しやすい
・法改正の度に計算式を変更する手間がある

特に、エクセルはいつでも入力できることから不正申告などを防ぐことが難しいのが大きなデメリット。
表計算の数式を入れていたとしても、エラーがあれば給与計算に大きく響いてしまいます。また、残業時の割増賃金の計算方法も法改正により変わってきますので、都度計算式を確認し直す作業は、人事担当者にとって大きな負担となります。

タイムカードによる勤怠管理のメリット・デメリット

タイムカードによる勤怠管理は、レコーダーに打刻シートを入れて記録する仕組み。レコーダーさえ準備すればコストが安く済ませられるというメリットがあります。
ただし、物理的にタイムカードをレコーダーに差し込まなければいけないことから、テレワークや営業職などで事業所に出勤しない従業員がいる場合、タイムカードによる勤怠管理は難しくなります。

【タイムカード勤怠管理のメリット】
・導入コストが安い
・操作が簡単で、パソコンに不慣れな人も使いやすい
【タイムカード勤怠管理のデメリット】
・始業時間と終業時間しか記録できないタイプだと、休日や残業時間の管理ができない
・テレワークや外回りの多い営業職はリアルタイムで打刻できない
・集計作業をエクセルなどで別途行う必要があり、手間と時間がかかる

有給休暇の取得状況などもきちんと把握するためには、やはり一目で従業員の労働時間が把握できる他の方法を選ぶ方が良いでしょう。

勤怠管理システムによる勤怠管理のメリット・デメリット

今から勤怠管理の方法を見直すなら、おすすめは勤怠管理システムの導入です。社員の勤怠データをシステム上に記録して一元管理できる便利なツールは、客観的かつ正確に勤怠管理ができます。
また、給与計算や有給休暇の取得状況を把握する際なども、効率的です。

【勤怠管理システムのメリット】
・リアルタイムの打刻管理ができる
・パソコンからだけでなくスマートフォンなどからも記録できる
・集計や分析がかんたん
・給与システムと連携すれば、転記の手間やミスがなくなる
・クラウドサービスを使えば、営業職やテレワークなど社外で働く人も使いやすい
【勤怠管理システムのデメリット】
・システムによっては、導入コストがかかるものもある
・自社の雇用形態に合っているものを選ぶ必要がある
・従業員が使いやすいよう、使い勝手の良いものを選ばないと負担になってしまう

勤怠管理システムを使う最も大きなメリットは、労務担当者はもちろんのこと、従業員一人ひとりの負担が減ることです。
パソコンからはもちろんのこと、スマートフォンやタブレットなどからも入力できる勤怠管理システムを使えば、入力の手間も少なくなります。

使いやすい勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、導入コスト以外にも、次のような項目を確認してみましょう。

・ミスが起きにくく、使いやすいか
・従業員の打刻忘れを防げるか
・勤怠データ集計や給与計算への反映も効率化できるか
・会社の規模や雇用形態に合っているか
・打刻方法（パソコン、スマートフォン、ICカードなど）
などを確認してみましょう。

最近の勤怠管理システムには、休日出勤届や勤怠届などの申請ができる機能や、36協定に準じたアラート機能があるものなど、便利なシステムが登場しています。
システムを導入するには当然お金もかかります。機能とコストのバランスを見ながら、より良い勤怠管理システムを探してみてください。

勤怠管理システムなら ALL IN CUBE勤怠管理におまかせ！

いろいろな方法があるけれど、勤怠管理システムは人事担当者の手間だけでなく、毎日勤怠を付ける社員にとっても「簡単・早い」というメリットがあることがわかったコム子さん。
勤怠管理システムを上司に提案しようと思っているようです。

勤怠博士

ここまで勤怠管理とはなんなのか、目的や効率的な管理方法を一緒に見てきたけれど、コム子さん、わかったかな？

勤怠コム子さん

はい！複雑そうだと思っていたけど、毎日ちゃんと記録できていればそんなに怖くないんだと安心しました。
勤怠管理ツールをさっそく使ってみたいのですが、どんなものを選べばいいですか？

勤怠博士

それならALL IN CUBEの勤怠管理はどうだろう？
リアルタイムな勤怠の登録や確認が行えるのはもちろん、年次有休休暇・遅刻・早退といった様々な勤怠届の申請ができるぞ。さらにフレックスタイム制や裁量労働制にも対応していて、勤務時間・所定時間・みなし労働時間などの設定も可能なので、コム子さんの会社の就業規則に合わせた運用ができるのが魅力じゃな。コム子さんが苦手な勤務時間の集計も簡単だから、コム子さんの残業も減るかもしれんな。
ALL IN CUBEの勤怠管理の詳しい機能はこちらを確認するのじゃ！

▼ALL IN CUBE勤怠管理の機能はこちら
https://allincube.jp/attendance/function

勤怠コム子さん

わあ、負担が減るのはすごくうれしいですね！
私の会社でも、ALL IN CUBEを使ってみたいと上司に相談してみます！